５０回目のメールゼミをお届けします。

今回も前回同様、

「記録の管理」について実際のＩＳＯの審査の場で

出くわした事例を紹介しましょう。

その前に、記録とは、

結果を残すもの・事実を記すものであり、

当然の作用として、自社を守ってくれるものであることは、

覚えていますか？

思いだしました？

 では、話を進めましょう。

前回のメールゼミでは、

事例の“１”と“２”を説明しました。

今回は、事例３です。

事例３：この記録まとめて作ったの？

ある大手製造業の工場に審査に伺った際の出来事です。

製造に使用している工作機械の保守点検記録を確認したところ、

なんか怪しいのです。

その企業の「機械保守・点検記録」は、

一か月分（３１日）が記載できる様式であり、

保守・点検記録を記入する担当者は、３名居り、

各日の記入欄にサインをすることになっています。

そこで、ある月の「機械保守・点検記録」を

確認したところ、

サインされた担当者の氏名は違うのですが、

全て、同じペン、同じ書体（と思える）なのです。

同じペンは、現場に置いてある

筆記具が１本しかないのであれば、頷けるのですが、

書体となると・・・・。

私は、心の中で、

「あー、この会社はまとめて記入したなぁ」と思いました。

ただ、審査は、あくまで“性善説”で実施しますので、

その思いは伝えませんでしたが、当該企業への審査は、

他の記録の確認や運用状況の確認において

「疑念」を向ける結果になりました。

このメールをお読みの皆さんも

毎日、記入すべき記録をまとめて記入したことありませんか？

私自身、うん十年前の小学生の頃の宿題で

日々記入すべきモノ（天気の記録とか）を

まとめて記入したこともありましたが、

その際でも、ペンの種類を変えたり

丁寧に書いたり、乱雑に書いたり

工夫（褒められた“工夫”ではありませんが：笑）を

したものですが。

ここで私が何を皆さんに伝えたいのか！

このように、

“偽造”を疑われる記録が存在することにより他の記録まで、

信ぴょう性を疑われると言うことです。

記録とは、

・事実を記するモノ（残すモノ）

・自社を守るためのモノ

ですよね。

でも、このような企業の場合、

 「本当に事実を記しているのか？」

と疑われ、結果的に、「自社が守られない」

ということになります。

これでは、記録を作成する意味・意義が

無くなってしまいます。

皆さんは、どうか、記録の作成・記入は

適切に行ってくださいね。

次回からは、国交省で改訂された

「運輸安全マネジメント　ガイドライン」の

解説に入ります。

最後までお読みただき感謝！