４９回目のメールゼミをお届けします。

 前回は、

「記録の管理」についてお話ししました。

記録とは、

結果を残すもの・事実を記すもの　は、

当然の作用として、自社を守ってくれるものでしたね。

今回は、実際の記録の管理方法について、

ＩＳＯ９００１・ＩＳＯ１４００１・ＩＳＯ２２０００の

審査の場や、運輸安全マネジメント運用において

実際に私が遭遇した話を説明していきたいと思います。

事例１：電子管理なのに記録が・・・

この事例は、１０年くらい前ですが、

ある、大手企業にＩＳＯ９００１の審査に出向いた時の話です。

その企業は、ＩＴ関連の業務にも長けているだけあって、

ＩＳＯ９００１運用の記録も全てパソコンのサーバー上で

電子管理を行っているのです。

今では、電子管理の企業は結構あるのですが、

１０年以上前ですから、「さすが！」という感じでした。

ただ、審査を始めてビックリ。

こちら（審査員）が要求する記録が、中々、提示されないのです。

例えば、

「○○年●月●日の検査の記録を拝見します」

と、お願いしても、

サーバー上のどのフォルダにあるのか

良く判らず、目的の記録が見つけられないのです。

そのようなことが続き、私もしびれを切らして、

「記録の管理の要求事項として、

“容易に検索できること”がありますよね」

と。

受審企業としては、このシステムを稼働させて間もないので

操作する方が慣れていないとのこと。

まぁ、気持ちはわかりますが、記録の管理としては問題ですし、

第一、審査にならないのです。

さすがに、不適合にはしませんでしたが、

観察事項として残してきました。

事例２：電子管理なのに記録が・・・

あれれ？

“事例１”と同じですね。

そうです。

“事例１”は、１０年くらい前の出来事でしたが、

この“事例２”は、２０１１年の

ＩＳＯ９００１・ＩＳＯ１４００１審査での

出来事です。

この企業も記録がサーバー上のどのフォルダにあるのか

探せないのです。

ただ、“事例１”の企業と原因が違います。

担当者が変更になったため記録が迅速に提示できないのです。

ＩＳＯ９００１では、

“担当者が変更した・交代した”は、一切理由になりません。

だれでも、同じように作業できることが

要求されていますよね。

これは何もＩＳＯ９００１だけではなく、

当然、運輸安全マネジメントも然りです。

（当然、ＩＳＯ３９００１も）

この、“事例２”の企業に対しては、

記録の管理について、不適合を出しました。

以上、記録の管理の不備の

ほんの一部の事例を書きましたが、

今回のメールゼミで私はナニを皆様にお伝えしたいのか？

前回のメールゼミで、

“記録は自社を守るモノ”と説明しましたね。

例えば、労働者の不注意により

労災事故が発生した場合、

「当社は、当業務について、ここまで教育訓練しています。

これが、その教育訓練の記録です」と

提示できることが重要なのです。

ナニか問題が起きた場合、

記録の提示を求められるまでに時間がある場合は、

記録を探す時間がたくさんあったり、

場合によっては、記録を作ってしまう会社もあるかもしれません。

（これは、法令違反ですよ）

でも、記録を即、提示しなくてはならない場合も

多々あるのです。

その時、記録を提示できるまでの時間が

長いほど、記録に対する信ぴょう性は低くなります。

（担当者不在は、理由になりません）

そうです！

自社を守るためのツールとしての機能が落ちるのです。

これは大問題ですね。

食品業界のＩＳＯ２２０００（食品安全マネジメントシステム）では、

トレーサビリティーの記録（追跡管理の記録）を

３０分以内に全て、揃えることが要求される場合もあります。

（食品輸送を行っている運送業者さんも注意してください）

私も、

ＩＳＯ９００１の審査では、製造のトレーサビリティの記録は

ロットを指定した後、翌日若しくは６時間後に揃えていただくことを

指示しますが、

ＩＳＯ２２０００の審査では、同様の記録を

３０分以内に揃えて頂くよう、指示します。

この場合も、

記録が“容易に検索できること”を実現していれば

カンタンですよね。

次回は、記録の管理の実例の続きです。