今回も

「文書管理」の説明の続きです。

一見単純に思えて、

実は奥が深い

「文書管理」。

この「文書管理」は、

マネジメントシステムを運用するうえでの

基本であり、

非常に重要であることは

前回までに説明した通りです。

では、前回の続きを始めましょう。

その５　　使用したい文書が使用できること

んっ？

「そりゃ、当然だよね？」という

言葉が聞こえそうですが、

「本当にそうでしょうか？」

みなさん、

例えば、

文書以外で

で考えてみましょうか。

スグにでも使いたい、

お気に入りのボールペンは、

スグ使える状態ですか？

どこかに迷い込んでいませんか？

メガネ、

どこに置いたのでしょうか？

大規模スーパーマーケットの駐車場。

マイカーをどこに停めたのでしょうか。

等々。

要するに、管理をキチッとしなさいと言うことですね。

また、

皆で共有して使用すべきモノが

ある特定のヒトだけが管理しており、

他のヒトが使用できないことも

困りますね。

要するに、管理すべき文書は、

必要なときに、

必要な場所で

使用してもよい版が

使用できることが必要なのです。

その６　　読みやすい文書であること

これは、

文書がパソコンやワープロで作成される現在、

当たり前のことですね。

他にも、

読みやすい表現で

誰もが理解しやすい文書にすることが必要です。

その７　　他の文書との区別がつくこと

間違えて、

他の文書を使用しないように、

文書名を明確に表示したりすることですね。

その８　　外部で作成された文書を管理する

文書は、自社内で作成した文書だけではありません。

外部（自社以外）で、

作成した文書も使用することがあります。

運輸安全マネジメントの場合、

国交省で作成された

「ガイドライン」もその一つですね。

他にも

運送事業関連の法令とか。

これらの

外部（自社以外）で作成された文書のうち、

どの文書が必要なのかを

決定し、

社内文書とほぼ同様に

管理する必要があります。

その９　　廃止文書を間違って使用しないこと

文書は、

改訂されていきますよね。

そして、

改訂後の旧文書は、

使用できないような処置を施すことが必要です。

一番確実な方法は、

即、捨てることです。

でも、どこが改訂になったのか

旧文書も保管・保存しておきたい場合がありますよね。

そのような場合、

その１０　　旧文書を保管・保存する場合は、識別する

これは、

旧文書を敢えて、

捨てずに取っておきたい場合、

間違って、旧文書を使用しないように、

旧文書の表紙に

「旧版」と表示したり

「×」を付けることですね。

文書管理の説明は、

ここまでです。

具体的な文書管理の方法は、他にもたくさんあります。

最後までお読みいただき

ありがとうございます。